« Simplifier le quotidien des pros de l’immobilier en ciblant 50 % du marché », affirme Reda Mahfoud d’Orisha Real Estate

« Simplifier le quotidien des pros de l’immobilier en ciblant 50 % du marché » : la formule attribuée à Reda Mahfoud, d’Orisha Real Estate, décrit une ambition qui dépasse le seul logiciel de transaction. Pour une agence, la simplification se mesure d’abord à des gestes très concrets : ne plus saisir trois fois les mêmes informations, retrouver instantanément l’historique d’un vendeur, publier une annonce sans erreur et savoir quelles relances doivent être faites aujourd’hui.

Le chiffre de 50 % du marché ne peut toutefois pas être lu isolément. S’agit-il de 50 % des agences, des professionnels utilisateurs de logiciels, d’un marché français ou de plusieurs pays, de clients déjà équipés ou d’un marché théoriquement accessible ? Sans ce périmètre, il ne constitue ni une part de marché établie ni un indicateur de performance. Il révèle en revanche la taille de l’enjeu : les outils numériques doivent convenir à des agences indépendantes, des réseaux de mandataires, des administrateurs de biens ou des structures multi-agences, dont les pratiques ne se recouvrent pas totalement.

Pour les professionnels, la bonne question n’est donc pas de savoir quelle plateforme promet la couverture la plus large, mais si elle enlève réellement de la friction dans leur chaîne de production. Un outil pertinent relie la prospection, l’estimation, la signature du mandat, la diffusion, les visites, la négociation, le compromis et l’archivage, sans affaiblir la qualité de la relation humaine ni le contrôle juridique des dossiers.

Que signifie vraiment « simplifier le quotidien » d’une agence immobilière ?

La simplification n’est pas l’accumulation de fonctions dans une même interface. C’est la capacité à faire circuler une donnée fiable entre les personnes, les étapes et les logiciels. L’adresse d’un bien, ses caractéristiques, le prix de commercialisation, le statut du mandat ou les coordonnées d’un acquéreur ne devraient être saisis qu’une fois, puis enrichis selon des droits d’accès définis.

Dans une agence, les pertes de temps viennent fréquemment des doublons dans le fichier contacts, des annonces alimentées manuellement portail par portail, des relances consignées dans des agendas personnels et des pièces éparpillées entre messagerie, téléphone et dossiers partagés. Le logiciel de transaction, le CRM, l’outil de diffusion, la signature électronique, la pige ou le module de gestion locative peuvent corriger ces ruptures, à condition d’être correctement reliés et réellement utilisés.

Quelles tâches doivent être automatisées en priorité ?

L’automatisation doit viser les opérations répétitives, standardisées et contrôlables. Elle ne doit pas décider à la place du négociateur du prix d’un bien, de la qualification réelle d’un acquéreur ou de l’acceptation d’une offre. Ces décisions reposent sur le marché local, la connaissance du vendeur et l’analyse du financement ; elles exigent une responsabilité humaine.

La première couche concerne généralement la capture des contacts, leur dédoublonnage, l’affectation des demandes, les accusés de réception et les relances programmées. La deuxième couvre la constitution du dossier bien : caractéristiques, photos, documents, diagnostics, informations de copropriété et conditions du mandat. Enfin, la diffusion peut centraliser l’envoi des annonces vers les supports choisis et remonter les demandes vers le CRM.

L’automatisation des relances mérite une vigilance particulière. Une séquence trop générique, envoyée à un propriétaire déjà rappelé ou à un acquéreur dont le projet a changé, détériore la relation commerciale. Les scénarios doivent prévoir des règles d’arrêt, des délais raisonnables et une possibilité simple pour le collaborateur de reprendre la main.

Faut-il choisir une suite intégrée ou assembler plusieurs outils ?

L’arbitrage oppose rarement un « bon » modèle à un « mauvais ». Une suite intégrée réduit souvent les problèmes d’interconnexion : même base de données, mêmes identifiants, support plus lisible et parcours plus homogène. Elle peut convenir à une agence qui veut standardiser rapidement ses pratiques ou à un réseau qui doit déployer les mêmes règles dans plusieurs points de vente.

À l’inverse, une architecture composée de logiciels spécialisés permet de conserver un outil de prospection, de signature ou d’analyse auquel l’équipe est attachée. Elle suppose alors des connecteurs documentés, une gouvernance de la donnée et un responsable capable de comprendre où se situe la source de vérité. Sans cela, la modularité recrée les doubles saisies qu’elle était censée éliminer.

Comment mesurer les gains sans se fier aux promesses commerciales ?

Aucun éditeur ne peut garantir à lui seul un gain de productivité identique pour toutes les agences. Le résultat dépend du volume de mandats, de la répartition des rôles, de la qualité des données historiques et de l’adoption par les équipes. Le bon réflexe consiste à établir une situation de départ pendant quelques semaines, puis à comparer les mêmes indicateurs après le déploiement.

Le calcul le plus simple est celui du temps rendu disponible. Additionnez le temps consacré chaque semaine aux ressaisies, aux recherches d’informations, aux exports manuels et aux relances oubliées, puis observez l’évolution une fois les nouveaux flux stabilisés. Mais l’indicateur décisif reste commercial : un temps gagné n’a de valeur que s’il améliore la vitesse de réponse, le nombre de rendez-vous utiles, la qualité du suivi vendeur ou le taux de transformation.

• Le délai entre la réception d’un lead et la première réponse qualifiée.
• La part des mandats dont les champs, documents et diagnostics requis sont complets.
• Le nombre de contacts en doublon ou sans responsable identifié.
• Le délai entre une modification de prix et sa prise en compte sur les canaux de diffusion.
• Le ratio entre visites réalisées, offres reçues et transactions conclues.
• Le temps passé par les managers à consolider les données d’activité.

Quels garde-fous juridiques et techniques une agence doit-elle exiger ?

Le logiciel manipule des données personnelles parfois sensibles dans leur contexte : coordonnées, informations patrimoniales, justificatifs de revenus, pièces d’identité, données relatives au logement. L’agence reste responsable de ses traitements au sens du RGPD, même lorsqu’un prestataire héberge ou traite les données pour son compte. Elle doit notamment encadrer la relation avec ses sous-traitants, limiter les habilitations, documenter les finalités et définir les durées de conservation adaptées.

Avant signature, demandez où les données sont hébergées, quels sous-traitants interviennent, comment les sauvegardes sont réalisées, quelle procédure s’applique en cas d’incident de sécurité et sous quel délai les données peuvent être restituées à la fin du contrat. Vérifiez aussi la portabilité : un export doit être exploitable, structuré et suffisamment complet pour ne pas rendre un changement de solution prohibitif.

Sur le plan immobilier, l’outil ne dispense pas l’agence de ses contrôles. Les publicités doivent intégrer les mentions exigées, notamment les informations énergétiques lorsque la réglementation les impose. Le dossier de vente requiert la collecte et la vérification des pièces pertinentes, notamment en copropriété. La signature électronique doit préserver l’intégrité du document, l’identification du signataire et la preuve du consentement. Les règles applicables et les obligations d’affichage doivent être vérifiées à la date de lecture.

Comment interpréter l’objectif de couvrir 50 % du marché ?

Pour évaluer une ambition de couverture de marché, il faut distinguer quatre réalités : le marché total des professionnels, le marché auquel une solution peut techniquement s’adresser, les prospects effectivement approchés et les clients réellement actifs. Une agence indépendante de deux personnes, une franchise nationale et un administrateur de biens n’achètent pas le même périmètre fonctionnel, ni au même rythme, ni selon les mêmes exigences d’intégration.

Le chiffre peut aussi désigner une cible de segments, plutôt qu’une moitié arithmétique de l’ensemble du secteur. Dans le logiciel immobilier, la profondeur de l’usage compte davantage que le volume de comptes ouverts. Une solution qui gère les mandats mais reste absente du suivi client, de la diffusion ou de la transaction ne transforme qu’une partie limitée du quotidien de l’agence.

Pour les dirigeants, le bon critère est donc la correspondance entre le modèle de l’éditeur et leur propre organisation : nombre d’utilisateurs, sites, métiers couverts, contraintes de mobilité, outils déjà en place, données à reprendre et niveau d’accompagnement. La taille affichée d’un marché ne remplace ni une démonstration sur des dossiers réels ni une phase de test encadrée.

Comment déployer un nouveau logiciel sans désorganiser l’agence ?

Un changement d’outil échoue souvent parce qu’il est traité comme un achat informatique. Il s’agit en réalité d’un projet opérationnel. Le dirigeant doit nommer un référent métier, associer les négociateurs dès le paramétrage et décider ce qui relève d’une règle commune : nomenclature des biens, étapes de pipeline, motifs de perte, statuts des mandats, champs obligatoires et règles de relance.

L’ambition évoquée par Orisha Real Estate illustre finalement une attente devenue centrale chez les agents : disposer d’outils assez structurants pour industrialiser les tâches administratives, sans enfermer la relation client dans un parcours rigide. La performance d’un logiciel se juge moins à l’étendue de son catalogue qu’à sa capacité à rendre les dossiers plus fiables, les équipes plus réactives et les décisions de management mieux documentées.