Les obligations auxquelles doit répondre l’état des lieux

L’état des lieux n’est pas une simple formalité jointe au bail : c’est la pièce qui permet de comparer l’état du logement remis au locataire avec celui rendu au bailleur. Il fixe la base d’une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie, mais ne permet pas de faire payer l’usure normale d’un logement ni les travaux qui incombent légalement au propriétaire.

Pour les locations de résidence principale, vides ou meublées, il doit être établi à l’entrée dans les lieux et lors de leur restitution. La règle est un document réalisé contradictoirement, c’est-à-dire en présence du bailleur et du locataire, ou de leurs mandataires, afin que chacun puisse formuler ses observations avant de signer.

Les exigences de forme et de contenu résultent notamment de la loi du 6 juillet 1989 et du décret relatif aux modalités d’établissement de l’état des lieux. Le cadre est national, mais les montants réglementés et certains tarifs doivent toujours être vérifiés à la date de lecture.

À quels moments l’état des lieux est-il obligatoire ?

L’état des lieux est établi au moment de la remise des clés au locataire, puis au moment de leur restitution. Il doit correspondre à la réalité du logement à ces deux dates. En pratique, l’état des lieux d’entrée intervient le jour de la prise d’effet du bail ou peu avant, mais il ne doit jamais être signé à l’aveugle avant que le locataire ait pu visiter le bien, tester les équipements accessibles et relever les compteurs.

Au départ, le rendez-vous doit idéalement avoir lieu après le déménagement et le nettoyage, lorsque tous les meubles du locataire ont été retirés. Le logement doit être comparé pièce par pièce avec le document d’entrée. La restitution matérielle des clés est déterminante : tant qu’elles ne sont pas remises, le locataire conserve généralement la charge du loyer et des charges, même s’il a quitté les lieux.

Quelles mentions doivent figurer sur un état des lieux conforme ?

Le document peut être réalisé sur papier ou sous format électronique, à condition que chaque partie reçoive un exemplaire. Il peut prendre la forme d’un document unique comprenant les colonnes « entrée » et « sortie », ce qui facilite la comparaison, ou de deux documents distincts construits selon la même nomenclature.

Il doit permettre d’identifier sans ambiguïté le bien, les personnes présentes et l’état de chaque élément. Une formule générale ne suffit pas : l’appréciation doit être détaillée par pièce, pour les sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements et annexes. Des photographies datées et annexées peuvent utilement compléter les descriptions, sans remplacer le texte.

L’état des lieux d’entrée doit notamment mentionner la date de son établissement, la localisation du logement, les noms ou dénominations des parties, les relevés des compteurs individuels, le détail et la destination des clés ou dispositifs d’accès, ainsi qu’une description précise de l’état des revêtements, équipements et éléments de chaque pièce. Il comporte aussi la signature des parties ou la mention de leur refus de signer.

À la sortie, on ajoute la nouvelle adresse ou l’adresse de courrier électronique du locataire, la date de réalisation de l’état des lieux d’entrée et, le cas échéant, les évolutions constatées. Cette adresse est essentielle : elle sert notamment à l’envoi du décompte de retenues et à la restitution du dépôt de garantie.

Qui doit établir l’état des lieux et qui paie les frais ?

Bailleur et locataire peuvent réaliser eux-mêmes l’état des lieux. Ils peuvent également mandater une agence immobilière ou toute autre personne. Lorsqu’il est réalisé à l’amiable, l’intervention d’un professionnel n’est pas obligatoire. La présence d’un mandataire ne dispense toutefois pas de remettre le document à chacune des parties et de lui permettre d’émettre des réserves.

Le partage des frais dépend du moment et du mode d’établissement. L’état des lieux de sortie ne peut pas être facturé au locataire lorsqu’il est établi par une agence mandatée par le bailleur : cette dépense reste à la charge du propriétaire. À l’entrée, une participation du locataire est possible si un professionnel intervient, mais seulement dans des limites cumulatives : elle ne peut pas dépasser la moitié de la facture payée par le bailleur ni le plafond légal au mètre carré de surface habitable, fixé réglementairement. Ce plafond doit être contrôlé au jour de la signature.

Comment distinguer vétusté, usure normale et dégradation ?

Le locataire répond des dégradations survenues pendant la location, sauf s’il prouve qu’elles résultent notamment de la vétusté, d’un vice de construction, d’un défaut d’entretien imputable au bailleur, d’un cas de force majeure ou du fait d’un tiers qu’il n’a pas introduit dans le logement. À l’inverse, il ne peut pas être tenu de financer le vieillissement normal des matériaux et des équipements.

La vétusté correspond à la dépréciation due au temps et à l’usage normal : peinture qui ternit, moquette qui s’use progressivement, joints vieillissants, mécanisme ancien qui arrive en fin de vie. Une dégradation suppose un dommage anormal, tel qu’une porte enfoncée, une vitre cassée, des brûlures de cigarette sur un sol ou des trous multiples non rebouchés.

Les réparations locatives restent à la charge du locataire lorsqu’elles relèvent de l’entretien courant et des menues réparations : remplacement de certains joints, entretien des grilles de ventilation, menus raccords de peinture, nettoyage des équipements ou entretien courant du jardin privatif. Les grosses réparations, les désordres structurels, la mise aux normes nécessaire et le remplacement d’un équipement usé ne peuvent pas être transférés au locataire par une simple clause du bail.

Lorsqu’une retenue est envisagée, elle doit correspondre à un préjudice réel et être justifiée. Un bailleur peut produire des factures ou des devis, sans être obligé d’avoir déjà fait réaliser les travaux. Mais le montant ne peut pas servir à améliorer le logement à neuf aux frais de l’ancien locataire. La comparaison avec l’état des lieux d’entrée, l’ancienneté de l’élément et la grille de vétusté, si elle existe, sont décisives.

Quels délais permettent de compléter ou contester l’état des lieux d’entrée ?

Après son entrée dans le logement, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété dans les dix jours suivant son établissement. Cette faculté est particulièrement utile pour signaler une trace masquée par un meuble, un équipement qui ne fonctionne pas après branchement ou un défaut découvert lors de l’installation. La demande doit être écrite, datée et suffisamment détaillée, idéalement accompagnée de photographies.

Pour les éléments de chauffage, le locataire peut demander une modification durant le premier mois de la période de chauffe. Cette règle tient compte du fait qu’une chaudière, un radiateur ou un système collectif ne peut pas toujours être testé lors d’une remise de clés hors saison. En cas de refus du bailleur, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation avant d’envisager le juge des contentieux de la protection.

Que faire si une partie refuse l’état des lieux ou ne se présente pas ?

Un état des lieux n’a de réelle force probante que s’il est contradictoire ou, à défaut, établi selon une procédure permettant à l’autre partie d’être appelée. Si le bailleur ou le locataire refuse de le faire, refuse de signer, ou ne se présente pas malgré les démarches, il faut d’abord conserver la preuve des convocations et échanges écrits.

En cas de blocage, l’une des parties peut faire appel à un commissaire de justice. Celui-ci convoque les parties dans les formes prévues et dresse l’état des lieux ; le document produit ses effets même si l’une d’elles ne se présente pas. Les frais sont alors, en principe, répartis par moitié entre bailleur et locataire. Il convient de se renseigner préalablement sur le tarif applicable et les modalités de convocation.

L’absence d’état des lieux d’entrée n’est pas neutre. Le locataire est alors présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, ce qui peut compliquer sa défense au départ. Cette présomption ne joue pas lorsqu’il prouve que le bailleur a fait obstacle à l’établissement du document ou lorsque l’état des lieux n’a pas pu être réalisé pour une raison qui ne lui est pas imputable.

Comment récupérer le dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie ?

Si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, le dépôt de garantie doit en principe être restitué dans le délai d’un mois à compter de la remise des clés. Si des différences justifiant des retenues sont relevées, le délai passe à deux mois. Le bailleur doit alors transmettre un décompte et les pièces justifiant les sommes retenues, par exemple un devis de remise en état, une facture, un relevé d’impayé ou une régularisation de charges.

En copropriété, le bailleur peut conserver une provision limitée sur le dépôt de garantie dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes, selon les règles applicables. Il doit ensuite régulariser. Le locataire a donc intérêt à communiquer sa nouvelle adresse dès l’état des lieux de sortie et à garder la preuve de la date de remise des clés.

Avant de contester, demandez par écrit les justificatifs manquants et comparez ligne par ligne les deux états des lieux. En l’absence de solution, la commission départementale de conciliation est une voie gratuite pour de nombreux litiges locatifs. Le juge des contentieux de la protection peut ensuite être saisi si le différend persiste. Les délais de prescription et modalités de saisine doivent être vérifiés au moment de l’action.